Perfekt match

Av og til skjer det.  To sjeler en tanke; tvillingsjeler. Gemini – er latinsk for tvilling. Sammen med Arendal kommune og etter hvert også Grimstad og Froland, har Powel utviklet Gemini Arena.             – I Powel møtte vi en programvareleverandør som ville starte med blanke ark sammen med oss. Det var helt avgjørende. Andre leverandører ville bygge videre på halvgammel programvare. Det ville ikke vi og heller ikke Powel, forteller prosjektlederen.

Bort med silotankegangen
Arendal kommune startet sin prosess i 2005. Året etter tok de kontakt med softvareleverandøren Powel. Etter hvert ble de to samarbeidskommunene Froland og Grimstad med i prosjektet, gjennom selskapet IKTAgder. 

– Målet har vært å komme bort fra silotankegangen. Vi ville få slutt på at: Jeg har bare renovasjon og bryr meg ikke om de andre. Vi vil tenke helhet. Informasjon som er lagt inn ett sted, skal også være tilgjengelig for andre aktører.  Vårt mantra ble – en gang ett sted, forteller han.  På den måten ønsker kommunene å komme bort fra gule lapper, telefoner og e-poster mellom ulike avdelinger eller mellom kommune og det interkommunale renovasjonsselskapet eller brann- og feiertjenesten.

Bruk av offentlige data
Powel  hadde de samme tankene og var i gang med å utvikle et produkt med samme mål. Jens Erik Thyholdt hos Powel  har jobbet tett med IKTAgder i prosjektperioden. – Vi kjenner hverandre godt ja, bekrefter han. 

For å eliminere feilskriving ble følgende lagt til grunn:

Størst mulig bruk av ferskvare. Størst mulig bruk offentlige data         - Matrikkel        - Folkeregisteret        - Brønnøysundsregisteret Gjenbruk av data.

Det vil si at systemet knytter seg opp til de offentlige registrene som finnes, og at alle egne kommunale databaser henger sammen og deler på all informasjon som blir lagt inn. -En slik kundedatabase låt som musikk i våre ører fordi vi visste det var veldig forskjellig kvalitet på de forskjellige databasene vi hadde internt i kommunene, forteller Tjøgersen.

Formidabel ryddejobb
Dermed startet en formidabel ryddejobb. –Vi har rett og slett rydda og rydda. Gått igjennom grunnlagsdataene våre. Fra en har valgt å innføre et nytt system, må en rydde i det som skal inn i systemet, forteller Ragnhill Tysseland, gebyransvarlig i Arendal kommune.   

-        Som leverandør kan vi ikke få sagt det tydelig nok til kundene våre. Dere må rydde og ryddejobben kommer til å ta tid! Ryddejobben innebærer å fjerne fiktive eiendommer og kundenummer for å få til de viktige koblingene som er helt nødvendige. De færreste forstår hvor viktig og hvor tidkrevende en slik ryddejobb er, forteller Jens Erik Thyholdt fra Powel.  Det er jo der vi gjerne har de største problemene, med å få kundene til å forstå at dette kommer til å ta tid, påpeker han.  – Vi har 20.000 fakturer pr. termin som går igjennom systemet, så kan jo folk bare tenke seg hvor mange feilkilder som kan ligge der, forteller Tysseland.

Start i mars 2011.
Fram til mars 2011 har kommunene både vært i en utviklingsfase og i en driftsfase. Det sier seg selv at det er krevende.  Nå er det nye systemet for eiendomsgebyr på plass. Det betyr gebyr i forhold til:

• Renovasjon
• Vann og avløp
• Slam
• Feiing og tilsyn
• Grunnleie
• Sanitær
• Vannmåler
• Eiendomsskatt

-        Det nye systemet forbinder fag, drift og gebyr på en god måte, sier Jens Erik Thyholdt.  Det er bygd opp rundt begrepene, kunde, hendelse og gebyr.  Altså korrekte opplysninger om innbyggerne i kommunen, over hva som skjer av kommunal drift i teknisk sektor og det Anne og Ola skal betale for disse tjenestene, sier han.

Mer interkommunalt samarbeid
- Powel har fått oss til å samarbeide. Dette prosjektet har gjort at Arendal, Grimstad og Froland nærmest har blitt som en kommune. Vi ser at vi har like prosesser og kan dra veksler på hverandres fagmiljø. Det er veldig verdifullt, forteller Ragnhill Tysseland.

Min eiendom – en interaktiv portal
Fra årsskiftet 2012 ønsker samarbeidskommunene i IKTAgder å komme enda et steg lenger.  De vil at alle innbyggerne/brukerne skal få sin egen side kalt min side eller min eiendom.  Da kan en via personnummeret og den offentlige påloggingstjenesten MinID, komme inn på en egen side. Der kan en se hvilke abonnement en har. Størrelse på søppeldunk, eller hvor lenge det var siden feieren var innom. En kan også kople seg til kart-databasen og se hvor ledningsnettet i tilknytning til huset går.  Gjennom min eiendom, får brukerne bedre oversikt og kan kommunisere direkte med kommunene eller med det interkommunale renholdsverket.  

-         Den tjenesten skal dere ha skryt for. Det er i dag ingen andre kommuner som har kommet i gang med denne type interaktive portaler. Det blir flott for brukeren å kunne gå inn og se sine aktive avtaler. Og dermed få en enkel oversikt over hva de har betalt for de ulike kommunale tjenestene, sier Thyholdt.

-        Vår ambisjon er at dette skal bli en del av vår innbyggerportal. Vi føler at vi med Gemini Arena blir det umulig mulig. Nå gleder vi oss til å ta det helt og fullt i bruk og ikke minst legge nye spennende planer framover, sier prosjektleder Viggo Tjøgersen.